วันพุธที่ 22 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2555
หลักการและพื้นฐานการออกแบบและนำเสนอการแถลงข่าว
ความหมายของการแถลงข่าว
ข้อดีของการแถลงข่าว
การแถลงข่าว คือการกระจายข่าวสารของเราไปสู่สาธารณชน โดยผ่านสื่อสารมวลชน ไม่ว่าจะเป็น โทรทัศน์วิทยุสื่อสิ่งพิมพ์สื่ออินเตอร์เน็ต เป็นการให้ข่าวสารโดยตรงผ่านคำแถลงของผู้แถลงข่าวหรือ Spokeperson
ข้อดีของการแถลงข่าว
1. ไมผ่านการตีความจากสื่อ
2. ทำให้ข่าวสารมีความถูกต้อง ตรงตามวตัถุประสงค์ของผู้กระจายข่าวสาร
3. การแถลงข่าวยังได้รับการยอมรับว่า เป็นสิ่งสำคัญ ที่สุดอย่างหนึ่งในการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติอีกด้วย
4. ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารในยุค ปัจจุบันผ่านสังคมออนไลน์ ได้เปิดโอกาสให้องค์กรเล็กๆ โรงเรียนสถาบันการศึกษา นักเรียนนักศึกษา หรือกลุ่มคนทั่วไป สามารถทำการแถลงข่าวได้โดยไม่ต้องใช้ต้นทุนมากมายแต่ได้ผลในระดับที่น่าพอใจ
5. เยาวชนบางกลุ่มจดัการแถลงข่าวแล้วเผยแพร่ทางเว็ปไซด์Youtube เผยแพร่ข่าวสารทาง website,blog หรือแม้กระทั่ง Facebook, Hi5ของตนเอง ในขณะเดียวกันก็เชิญสื่อมวลชนเข้าร่วมทำข่าวควบคู่กันไปด้วย
ดังนั้น การแถลงข่าวจึงไม่ใช่อาวธุสำคัญของการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติแต่เพียง อย่างเดียวหากแต่ยังเป็นอาวธุ สำคัญในการประชาสัมพันธ์ทั่วไปอีกด้วย ทุกอย่างอยู่ที่การเตรียมการการวางแผน และลงมือทำ ...
2. ทำให้ข่าวสารมีความถูกต้อง ตรงตามวตัถุประสงค์ของผู้กระจายข่าวสาร
3. การแถลงข่าวยังได้รับการยอมรับว่า เป็นสิ่งสำคัญ ที่สุดอย่างหนึ่งในการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติอีกด้วย
4. ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารในยุค ปัจจุบันผ่านสังคมออนไลน์ ได้เปิดโอกาสให้องค์กรเล็กๆ โรงเรียนสถาบันการศึกษา นักเรียนนักศึกษา หรือกลุ่มคนทั่วไป สามารถทำการแถลงข่าวได้โดยไม่ต้องใช้ต้นทุนมากมายแต่ได้ผลในระดับที่น่าพอใจ
5. เยาวชนบางกลุ่มจดัการแถลงข่าวแล้วเผยแพร่ทางเว็ปไซด์Youtube เผยแพร่ข่าวสารทาง website,blog หรือแม้กระทั่ง Facebook, Hi5ของตนเอง ในขณะเดียวกันก็เชิญสื่อมวลชนเข้าร่วมทำข่าวควบคู่กันไปด้วย
ดังนั้น การแถลงข่าวจึงไม่ใช่อาวธุสำคัญของการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติแต่เพียง อย่างเดียวหากแต่ยังเป็นอาวธุ สำคัญในการประชาสัมพันธ์ทั่วไปอีกด้วย ทุกอย่างอยู่ที่การเตรียมการการวางแผน และลงมือทำ ...
ข้อสำคัญ 10 ข้อของการแถลงข่าว
1. วางแผนล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์ว่าจะทำอะไรอย่างไรเมื่อไร
คู่มือการกำหนดสถานที่แถลงข่าว
- สิ่งอำนวยความสะดวกสื่อมวลชน เช่น โทรศัพท์โทรสารเครื่องถ่ายเอกสารอินเตอร์เน็ต ห้องสุขา
- ความยุ่งยากของระบบเสียง เช่น ลำโพงไมโครโฟน เสียงก้อง เสียงรบกวน หากเป็นภายนอก คำนึงถึง เสียงลม แสงแดด
- มุมพักคอยและเครื่องดื่ม อาหารว่างของผู้สื่อข่าว
คู่มือการกำหนดเวลา
- กำหนดล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
- ปกติควรใช้วัน อังคาร พุธ พฤหัสบดี
- ไม่ตรงกับกิจกรรมที่สำคัญ อื่นๆ ที่สื่อมวลชนต้องไปทำข่าว
- วันพิเศษบางวัน เช่น วันประกาศผลลอตเตอรี่ สื่อจะปิดต้นฉบับเร็วมาก
2. ทำความเข้าใจกับทีมงาน ให้เข้าใจตรงกันว่า แผนเป็นอย่างไร ทำเพื่ออะไร ทำอย่างไร
ภารกิจทีมงานแถลงข่าว
- ทีมงานต้องเตรียมการรับมือกับสิ่งที่คาดไม่ถึง เช่น ไฟดับ ไมโครโฟนไม่ดัง มีผู้ก่อกวนการแถลงข่าวผู้ สื่อข่าวถามคำถามที่ไม่ควรถาม
- ต้องคำนึงเสมอว่าการแถลงข่าวนี้มีความสำคัญ อย่างยิ่งในการสนับสนุนให้องค์กรบรรลุภารกิจ
- สร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อ
3. เตรียมข้อมลู ข่าวสารเอกสารแผ่นพับ โปสเตอร์ที่จะใช้ในการแถลงข่าวเพื่อจัดทำ ชุดแถลงข่าว(Press kit) แจกผู้สื่อข่าวในวันแถลงข่าว
4. เตรียมรายชื่อของสื่อและตัดสินใจว่าจะเชิญใครบ้าง
5. ทำหนังสือเชิญร่วมทำข่าวการแถลงข่าวและแฟ๊กซ์ให้กับ สื่ออย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการแถลงข่าว
6. เตรียมร่างคำแถลงข่าว ที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น ไม่ควรเกิน 10 นาที พร้อมแนวทางถามตอบ
ข้อจำกัดของสื่อมวลชน
- สื่อวิทยุ โทรทัศน์มีเวลาที่จำกัดในการเสนอข่าวสาร หรือบทสัมภาษณ์ (เฉลี่ยไม่เกิน 2 นาทีต่อ 1 ข่าว)
- สื่อสิ่งพิมพ์มีเนื้อที่จำกัดในการเสนอข่าว หรือบทสัมภาษณ์ดังนั้น คำแถลงข่าวต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น
7. นำข้อมูล ทั้งหมดและคำแถลงข่าว มารวบรวมจัดทำ “ข่าวประชาสัมพันธ์” และชุดแถลงข่าวเพื่อแจกสื่อ มวลชน
8. โทรหาผู้สื่อข่าวอีก 2 ครั้ง
-ครั้งแรก 3 วันก่อนแถลงเพื่อยีนยันว่า ยังมีการแถลงข่าว
-ครั้งที่สอง 1 วันก่อนแถลงเพื่อยืนยันการมาร่วม
9. ในวันแถลงข่าวให้มาเตรียมการก่อนเวลา เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
10. เมื่อเสร็จสิ้นการแถลงข่าวให้ส่งเอกสารการแถลงข่าว ให้กับสื่อที่ไม่สามารถมาได้ทั้ง หมดนี้เป็นแนวทางในการแถลงข่าว ที่รวบรวมนำมาเสนอแบบคร่าวๆ
ข้อควรระวัง
- มีพิธีกรเพื่อคอยช่วยผู้แถลงข่าวหรือไม่ในกรณีสื่อถามไม่ตรงประเด็น ใช้คำตอบว่า “เป็นคำถามที่ดีมากครับ แต่ต้องขออภัยด้วยที่ไม่มีการพดูถึงเรื่องนี้ในการประชุมครั้งนี้ขอผ่านเป็น คำถามต่อไป”
-ผู้แถลงข่าวต้องมีความมั่นใจ สายตาไม่ส่ายไปมาการวางมือต้องอยู่นิ่ง เพราะภาพเหล่านี้จะปรากฏต่อสายตาผู้ชมทั่วประเทศ
- ตอบคำถามด้วยคำตอบสั้น ๆ ตรงประเด็น ไม่เกิน 50 วินาที เพื่อสื่อสามารถนำไปออกอากาศ หรือตีพิมพ์ได้ทันทีโดยไม่ต้องสรุป
- สื่อโทรทัศน์ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 15 นาทีตั้งกล้องและเดินสายไมค์
- จัดโต๊ะลงทะเบียนสื่อ พร้อมแจกข่าวต่างๆ
คู่มือการกำหนดสถานที่แถลงข่าว
- สิ่งอำนวยความสะดวกสื่อมวลชน เช่น โทรศัพท์โทรสารเครื่องถ่ายเอกสารอินเตอร์เน็ต ห้องสุขา
- ความยุ่งยากของระบบเสียง เช่น ลำโพงไมโครโฟน เสียงก้อง เสียงรบกวน หากเป็นภายนอก คำนึงถึง เสียงลม แสงแดด
- มุมพักคอยและเครื่องดื่ม อาหารว่างของผู้สื่อข่าว
คู่มือการกำหนดเวลา
- กำหนดล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
- ปกติควรใช้วัน อังคาร พุธ พฤหัสบดี
- ไม่ตรงกับกิจกรรมที่สำคัญ อื่นๆ ที่สื่อมวลชนต้องไปทำข่าว
- วันพิเศษบางวัน เช่น วันประกาศผลลอตเตอรี่ สื่อจะปิดต้นฉบับเร็วมาก
2. ทำความเข้าใจกับทีมงาน ให้เข้าใจตรงกันว่า แผนเป็นอย่างไร ทำเพื่ออะไร ทำอย่างไร
ภารกิจทีมงานแถลงข่าว
- ทีมงานต้องเตรียมการรับมือกับสิ่งที่คาดไม่ถึง เช่น ไฟดับ ไมโครโฟนไม่ดัง มีผู้ก่อกวนการแถลงข่าวผู้ สื่อข่าวถามคำถามที่ไม่ควรถาม
- ต้องคำนึงเสมอว่าการแถลงข่าวนี้มีความสำคัญ อย่างยิ่งในการสนับสนุนให้องค์กรบรรลุภารกิจ
- สร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อ
3. เตรียมข้อมลู ข่าวสารเอกสารแผ่นพับ โปสเตอร์ที่จะใช้ในการแถลงข่าวเพื่อจัดทำ ชุดแถลงข่าว(Press kit) แจกผู้สื่อข่าวในวันแถลงข่าว
4. เตรียมรายชื่อของสื่อและตัดสินใจว่าจะเชิญใครบ้าง
5. ทำหนังสือเชิญร่วมทำข่าวการแถลงข่าวและแฟ๊กซ์ให้กับ สื่ออย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการแถลงข่าว
6. เตรียมร่างคำแถลงข่าว ที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น ไม่ควรเกิน 10 นาที พร้อมแนวทางถามตอบ
ข้อจำกัดของสื่อมวลชน
- สื่อวิทยุ โทรทัศน์มีเวลาที่จำกัดในการเสนอข่าวสาร หรือบทสัมภาษณ์ (เฉลี่ยไม่เกิน 2 นาทีต่อ 1 ข่าว)
- สื่อสิ่งพิมพ์มีเนื้อที่จำกัดในการเสนอข่าว หรือบทสัมภาษณ์ดังนั้น คำแถลงข่าวต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น
7. นำข้อมูล ทั้งหมดและคำแถลงข่าว มารวบรวมจัดทำ “ข่าวประชาสัมพันธ์” และชุดแถลงข่าวเพื่อแจกสื่อ มวลชน
8. โทรหาผู้สื่อข่าวอีก 2 ครั้ง
-ครั้งแรก 3 วันก่อนแถลงเพื่อยีนยันว่า ยังมีการแถลงข่าว
-ครั้งที่สอง 1 วันก่อนแถลงเพื่อยืนยันการมาร่วม
9. ในวันแถลงข่าวให้มาเตรียมการก่อนเวลา เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
10. เมื่อเสร็จสิ้นการแถลงข่าวให้ส่งเอกสารการแถลงข่าว ให้กับสื่อที่ไม่สามารถมาได้ทั้ง หมดนี้เป็นแนวทางในการแถลงข่าว ที่รวบรวมนำมาเสนอแบบคร่าวๆ
ข้อควรระวัง
- มีพิธีกรเพื่อคอยช่วยผู้แถลงข่าวหรือไม่ในกรณีสื่อถามไม่ตรงประเด็น ใช้คำตอบว่า “เป็นคำถามที่ดีมากครับ แต่ต้องขออภัยด้วยที่ไม่มีการพดูถึงเรื่องนี้ในการประชุมครั้งนี้ขอผ่านเป็น คำถามต่อไป”
-ผู้แถลงข่าวต้องมีความมั่นใจ สายตาไม่ส่ายไปมาการวางมือต้องอยู่นิ่ง เพราะภาพเหล่านี้จะปรากฏต่อสายตาผู้ชมทั่วประเทศ
- ตอบคำถามด้วยคำตอบสั้น ๆ ตรงประเด็น ไม่เกิน 50 วินาที เพื่อสื่อสามารถนำไปออกอากาศ หรือตีพิมพ์ได้ทันทีโดยไม่ต้องสรุป
- สื่อโทรทัศน์ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 15 นาทีตั้งกล้องและเดินสายไมค์
- จัดโต๊ะลงทะเบียนสื่อ พร้อมแจกข่าวต่างๆ
วันเสาร์ที่ 4 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2555
สมัครสมาชิก:
บทความ (Atom)